W świecie biznesu często spotykamy się z różnymi rodzajami faktur. Jedną z nich jest faktura proforma, która odgrywa ważną rolę w procesie transakcji handlowych. W tym artykule przyjrzymy się, czym dokładnie jest faktura proforma, kiedy i dlaczego się ją wystawia, oraz jakie są różnice między fakturą proforma a fakturą zaliczkową.
Kiedy faktura a kiedy proforma?
Faktura i faktura proforma są dwoma różnymi dokumentami, które są używane w różnych etapach procesu sprzedaży. Oto krótka wyjaśnienie, kiedy wystawia się fakturę, a kiedy fakturę proforma:
Faktura:
- Fakturę wystawia się po zrealizowaniu dostawy towarów lub wykonaniu usługi.
- Jest to oficjalny dokument księgowy, który potwierdza transakcję handlową.
- Zawiera dokładne informacje o cenie, ilości towarów/usług, terminie płatności i danymi kontrahenta.
- Służy do rozliczenia między sprzedawcą a nabywcą.
Faktura proforma:
- Fakturę proforma wystawia się przed dokonaniem rzeczywistej dostawy towarów lub wykonaniem usługi.
- Jest to dokument wstępny, który informuje klienta o przewidywanych kosztach i warunkach transakcji.
- Nie jest to oficjalny dokument księgowy, nie służy do rozliczenia, nie generuje obowiązku płatności.
- Często jest używana w celach informacyjnych, do przygotowania klienta do zakupu.
Na czym polega faktura proforma?
Faktura proforma jest rodzajem wstępnego rachunku, który przedstawia przewidywane koszty transakcji przed jej wykonaniem. Wystawiając fakturę proforma, sprzedawca przedstawia klientowi dokładne informacje na temat zamawianych towarów lub usług, wraz z ich cenami, ilościami i terminami płatności. Faktura proforma pozwala klientowi na zapoznanie się z pełnymi warunkami transakcji przed podjęciem decyzji o zakupie.
Czy faktura pro forma to to samo co faktura zaliczkowa?
Mimo że faktura proforma i faktura zaliczkowa są używane w podobnych kontekstach, to jednak są to różne dokumenty. Główne różnice między nimi to:
Faktura proforma:
- Faktura proforma nie generuje obowiązku płatności.
- Jest to dokument wstępny, który informuje klienta o kosztach i warunkach transakcji przed jej wykonaniem.
- Nie jest używana do oficjalnego rozliczenia między sprzedawcą a nabywcą.
Faktura zaliczkowa:
- Faktura zaliczkowa jest używana do potwierdzenia otrzymania zaliczki od klienta przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi.
- Generuje obowiązek płatności za wcześniej otrzymaną zaliczkę.
- Może być stosowana w przypadku większych transakcji, gdzie klient musi wpłacić część kwoty przed realizacją zamówienia.
Faktura proforma jest ważnym narzędziem w procesie handlowym, pozwalającym przedstawiać klientowi wstępne informacje o kosztach i warunkach transakcji. Jest to dokument informacyjny, który nie generuje obowiązku płatności. Ważne jest, aby odróżnić fakturę od faktury proforma, ponieważ każda z nich pełni inną rolę w procesie sprzedaży. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub specjalistą ds. finansowych, aby upewnić się, że używamy odpowiedniego dokumentu w odpowiednim momencie.
